Planowanie wizualnej strony prezentacji

Sprawdzoną strategią jest scedowanie obowiązku przyjmowania pytań na kierownika zespołu, który następnie wybiera prezentera znającego odpowiedź. Takie rozwiązanie ma dwie zalety:

– osoba, która będzie odpowiadać na pytanie, ma czas na przygotowanie odpowiedzi

– słuchacze widzą, że zespół jest dobrze zorganizowany i potrafi radzić sobie w różnych sytuacjach.

Obydwa elementy mają pozytywny wpływ na rezultat prezentacji. Jeśli jednak pytanie zostało zadane konkretnej osobie, to oczywiście ona powinna na nie odpowiedzieć.

Pod względem wizualnym cała prezentacja powinna być jednolita i spójna. Istnieją różne sposoby ujednolicenia prezentacji. Można na przykład na wszystkich stronach umieścić obraz ilustrujący temat przewodni (przypomnijmy sobie prezentację zespołu tworzącego most ku przyszłości). Wszystkie strony prezentacji powinny mieć takie samo tło i być napisane tym samym rodzajem czcionki. Bardzo ważną sprawą jest pisanie tytułów pogrubioną czcionką – łatwiej je wtedy odczytać. Tytuły stron muszą być zgodne z planem.

Jedna ze sprawdzonych metod polega na tym, że wszyscy członkowie grupy przedstawiają szkice swoich części kierownikowi zespołu, który dokonuje analizy i zleca ujednolicenie’prezentacji zgodnie z przyjętym założeniem. Rozwiązania umożliwiające zdalne prowadzenie prezentacji znajdziemy w programach:

– Lotus,

– Microsoft PowerPoint,

– Harvard Graphics.

We współczesnych korporacjach nawet członkowie jednego zespołu mogą być rozsiani po całym świecie. W przeszłości komunikacja między nimi stanowiłaby nie lada wyzwanie, ale obecnie dzięki zdobyczom techniki udało się ten problem rozwiązać. Programy komputerowe pozwalają na:

– łatwą dystrybucję informacji,

– przedstawianie komentarzy i sugestii,

– zapoznanie się z tym, co napisali inni,

– sprawdzenie, kto wcześniej widział plik prezentacji,

– zachowanie prezentacji w jednym pliku.

Próba generalna przed ostateczną prezentacją

Pewien znajomy agent ubezpieczeniowy opowiedział mi kiedyś historię prezentacji, którą przygotowywał wraz z kolegami. Zespół zdecydował się nie robić próby generalnej. Prezentacja odbywała się za granicą i zależało od niej otrzymanie bardzo lukratywnego zlecenia.

W pewnym momencie mój rozmówca zauważył, że jego kolega porusza zagadnienia, o których on sam chciał mówić. Opowiedział nawet jeden dowcip, którego chciał użyć mój znajomy. Wyobraźmy sobie teraz, jak czuł się ten prezenter. Miał 30 minut na swoje wystąpienie, a tymczasem poprzedni mówca powiedział już większość tego, co on sam miał do powiedzenia! Przeprowadzenie próby generalnej przed prezentacją z pewnością zapobiegłoby tej kłopotliwej sytuacji.

Podczas próby generalnej mamy okazję odkryć słabe punkty prezentacji i dokonać poprawek. Komunikacja i koordynacja zespołu są czasem bardzo trudne. Zwłaszcza jeśli niektórzy członkowie zespołu (lub cały zespół) znajdują się z dala od reszty grupy. Jednak naprawdę warto dołożyć starań, aby zorganizować próbę generalną, ponieważ może ona uchronić prezenterów przed powtarzaniem tych samych treści. Nawet jeśli prezentacja została jasno podzielona między poszczególne osoby, będziemy zdumieni, jak często te same informacje czy dane są wykorzystywane w różnych kontekstach. Nie ma nic złego w powtarzaniu pewnych informacji, ałe tylko jeśli jest to zaplanowane i uzasadnione.

Wszyscy prelegenci powinni być świadomi, w którym momencie wchodzą na podium i jak tematy, które omawiają, mają się do pozostałych wystąpień. Znajomość całej prezentacji, a więc także i tekstów innych członków zespołu, jest bardzo ważna, zwłaszcza podczas fazy zadawania pytań, która często następuje na końcu spotkania.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *