Istnieje wiele czynników wpływających na wielkość potrzeb kadrowych organizacji. Ogół tych czynników można podzielić na dwie grupy, tj. czynniki zewnętrzne i wewnętrzne.
Pierwsza grupa czynników jest związana z otoczeniem organizacji i ma duży wpływ na możliwość określenia potrzeb kadrowych. Należą tu: regulacje prawne, rynek pracy, rozwój szkolnictwa i oświaty, związki zawodowe, czynniki demograficzne, warunki sprzedaży usług i produktów, kierunki, poziom i tempo rozwoju społeczno-gospodarczego kraju i inne. Każdy z tych czynników może wpływać na określenie liczby pracowników niezbędnych do wykonania przyjętych zadań w danym okresie.
Druga grupa czynników odnosi się do wewnętrznych warunków działania organizacji oraz zatrudnionych pracowników. Chodzi tutaj głównie o strategię działania organizacji, plany jej rozwoju, zakres i wielkość wytwarzanych produktów i świadczonych usług, o tendencje do zmian w zakresie wydajności i produktywności pracy związanych z nowymi technikami i technologiami wytwarzania, z organizacyjnymi warunkami pracy, tj. doborem określonych form czasu pracy czy przewidywaną mobilnością wewnętrzną pracowników.
Przedmiotem prognozowania potrzeb kadrowych w wymiarze jakościowym jest ustalenie standardowych wymogów kwalifikacyjnych i wzorców zachowań, które powinni spełniać pracownicy, aby móc wykonywać przewidywane zadania. Podstawę sporządzania tej prognozy stanowią wyniki analizy pracy, która została omówiona w poprzedniej części podrozdziału.
Prognozowanie potencjału ludzkiego – jako trzeci obszar planowania kadr w organizacji – polega na przewidywaniu zmian w stanie i strukturze istniejącego zatrudnienia. Podobnie jak w przypadku prognozowania zapotrzebowania na pracowników, posiada ono swój wymiar ilościowy i jakościowy.
