Artykuły biznesowe, finansowe, z ekonomii. Poszukujesz szkolenia biznesowego ?

Większość prezentacji ma charakter perswazyjny cz. II

Załóżmy, że poproszono nas o kierowanie bardzo ważnym działem w firmie z tradycjami (mam tu na myśli firmę, która działa od wielu łat i ma duże doświadczenie w branży). Pracownicy działu nie byli dotychczas zachęcani do przejawiania inicjatywy. Są przyzwyczajeni do wykonywania poleceń i niezadawania pytań. Chcemy to zmienić i rozbudzić w nich ducha przedsiębiorczości. Jakie mogą być ich przekonania i uprzedzenia? Oto kilka możliwości:

– Podjąć inicjatywę? Nie potrafię! Moje obowiązki polegają na wykonywaniu poleceń!

– Podjąć inicjatywę? Nie potrafię! Musiałbym wtedy wziąć na siebie odpowiedzialność za błędy i nie mógłbym całej winy spychać na szefa.

– Podjąć inicjatywę? To chyba jakiś podstęp. Nigdy wcześniej nas o to nie proszono.

– Podjąć inicjatywę? Nowy szef zapewne i tak już dokładnie wie, czego chce. Najbezpieczniej będzie poczekać, aż cała sprawa ucichnie.

Celem prezentera jest wywarcie wpływu na poglądy, działania i uczucia widzów. Ogólny ton i styl prezentacji może pomóc osiągnąć ten cel. Jeśli naprawdę zależy nam tylko na przekazaniu informacji, muszą one być przedstawione w sposób logiczny i systematyczny (omówimy to szczegółowo w rozdziale 8). Jeśli naszym zamysłem jest zabawienie publiczności, prezentacja powinna zawierać zabawne historyjki i anegdoty. Jeśli pragniemy zainspirować słuchaczy, treść prezentacji musi być przekonująca i powinna odwoływać się do emocji. Pamiętajmy, że publiczność zazwyczaj chciałaby wiedzieć, dlaczego poruszamy dany temat oraz dlaczego uważamy, że ukazane podejście jest najwłaściwsze. Ustalmy konkretny cel każdej prezentacji, jaką przygotowujemy. Zadajmy sobie następujące pytania:

– Czego słuchacze mają się dowiedzieć?

– Jakie działania mają podjąć po wysłuchaniu prezentacji?

– Jakie uczucia chcemy w nich wywołać?

Po ustaleniu celu prezentacji powinniśmy ująć go w konkretne zdanie. Na przykład:

– Chcielibyśmy, żeby słuchacze zrozumieli, dlaczego powinno się uty- lizować gazety’ i żeby podjęli konkretne działania w tym kierunku.

– Chcielibyśmy, aby słuchacze zrozumieli, czym są usługi wspólne i czym różnią się od usług zewnętrznych.

– Chcielibyśmy, aby publiczność zrozumiała, że testowanie leków jest w niektórych branżach koniecznością.

Ustalając cel, powinniśmy mieć na uwadze trzy czynniki o ogromnym znaczeniu. Cel powinien być:

– realistyczny,

– osiągalny,

– wymierny.

Tworzenie prezentacji od absolutnych podstaw

Wyżej wymienione czynniki pomogą odpowiedzieć na pytanie: czy słuchacze są w stanie osiągnąć cel, jaki chcemy przed nimi postawić? Jeśli prezentacja ma charakter sprzedażowy i chcemy za jej pomocą skłonić słuchacza do zakupu, musimy mieć pewność, że odbiorca jest w stanie tego zakupu dokonać. Jeśli nie, cel powinien zostać zmodyfikowany. Może powinniśmy dążyć raczej do tego, aby słuchacz zechciał skontaktować nas z osobą, która może dokonać zakupu. Wtedy cel będzie realistyczny i osiągalny. Będziemy również mogli zmierzyć realizację zamierzeń w sposób jak najbardziej konkretny.

Na podstawie celu prezentacji możemy stwierdzić, jakich informacji potrzebujemy, a z jakich możemy zrezygnować. Zazwyczaj informacji jest zbyt wiele, aby wykorzystać je wszystkie. Świadomość celu, jaki nam przyświeca, pomaga w wyselekcjonowaniu potrzebnych informacji. Zadajmy sobie następujące pytania:

– Czy ta informacja pomoże osiągnąć cel?

– Czy potrzebuję tej informacji, aby uświadomić słuchaczom, jaka jest teza prezentacji?

Twierdząca odpowiedź na powyższe pytania oznacza, że dana informacja będzie użyteczna. Jeśli odpowiedzi będą negatywne, możemy ją pominąć.

Wiemy już, że tworzenie prezentacji najlepiej rozpocząć od określenia jej celu. Ujmijmy zamysł w jedno proste i zrozumiałe zdanie. Oto przykłady celów, które mogą być podstawą tworzenia prezentacji:

– odbiorcy będą w stanie wyliczyć coś lub zdefiniować

– odbiorcy kupią produkt lub usługę

– słuchacze zaakceptują prezentowane podejście do tematu.

Tworzenie prezentacji od absolutnych podstaw cz. II

Cel nie powinien być ogólnikowy. Jeśli na przykład za cel postawimy sobie zrozumienie danego zagadnienia przez słuchaczy, nie będziemy mieli możliwości sprawdzenia, czy został on osiągnięty. Bo jak moglibyśmy to sprawdzić? Przeprowadzić egzamin? Niezależnie od tego, w jakich słowach określimy zamysł, powinien on odpowiadać na następujące pytania:

– Jaki jest cel prezentacji?

– W jaki sposób będziemy mogli sprawdzić jego osiągnięcie?

Poproszono mnie kiedyś, abym pomógł pewnemu zespołowi przygotować prezentację w związku z dużym kontraktem Departamentu Obrony Narodowej, na którego podpisaniu firmie bardzo zależało. Projekt miał trwać trzy lata, a jego budżet wynosił milion dolarów. Istniała też możliwość przedłużenia kontraktu o kolejne dwa lata. Kiedy przeczytałem wstępną wersję prezentacji, wydała mi się nudna i bez polotu. Zapytałem kierownika projektu, jakie jest podejście zespołu do pracy nad prezentacją. Jego odpowiedź wiele wyjaśniła: „Nasi najlepsi pracownicy nie mają w tej chwili czasu, aby zająć się tym projektem, więc do zespołu wzięliśmy osoby, które były pod ręką”. Przekonało mnie to ponownie o zasadności podstawowej zasady tworzenia profesjonalnej prezentacji: jeśli próbujemy komuś sprzedać pomysł, w który sami nie wierzymy, będzie to bardzo trudne.

Jeśli zespół pracujący nad prezentacją robi to bez przekonania i nie wierzy, że jest najlepszy, lepiej byłoby w ogóle przerwać pracę i powierzyć projekt komuś, kto potrafi uwierzyć w jego sens. Szczerość i przekonanie o własnej słuszności są warunkami osiągnięcia sukcesu, nawet jeśli efekt nie będzie tak dopracowany, jak byśmy tego sobie życzyli.

Podobne Artykuły

Zostaw odpowiedź

Twoj adres e-mail nie bedzie opublikowany.